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Pendências Documentais

O que é Pendência Documental?

A pendência documental é emitida pela secretaria do CEP quando o Protocolo de Pesquisa está incompleto. O projeto será recusado para que o pesquisador instrua o seu projeto, possibilitando assim o aceite e envio para um parecerista.

Para evitar pendências, o pesquisador deve observar todos os detalhes sobre o conteúdo dos Documentos Obrigatórios para Submissão.

Principais Pendências Documentais

PENDÊNCIA

ORIENTAÇÃO

  1. TCLE com dados antigos do CEP: citando “Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa”, telefone da ProPG (3351-8110) ou o telefone geral da ProPq (3351-8026) e e-mail com “@power.ufscar.br”

O CEP está vinculado à Pró-Reitoria de Pesquisa (ProPq).

O telefone do CEP é o (16) 3351-9685

O e-mail correto é o cephumanos@ufscar.br

Os modelos de TCLE disponíveis na página do CEP estão com os dados atualizados, inclusive com uma breve explicação sobre o que é o CEP, conforme exigência da Resolução CNS 510/2016.

  1. Folha de Rosto sem assinatura do Pesquisador e/ou do Responsável pela Instituição Proponente ou Assinada pelo orientador ou  coordenador de programa pós-graduação.

A Folha de Rosto deve estar com todos os campos preenchidos, datados e assinados.

Nas informações da Instituição Proponente, o campo Órgão/Unidade deve estar preenchido com o nome do Centro com o qual o pesquisador possui vínculo (como docente ou aluno de pós-graduação). Quem assina como responsável pela Instituição Proponente é o Diretor de Centro (CECH, CCBS, CCET, etc.).

Obs: para que seja possível selecionar o respectivo Centro no cadastro do projeto na plataforma, é necessário que primeiramente o pesquisador vá na aba “Alterar Meus Dados”: Adicionar a Instituição UFSCar, CNPJ: 45.358.058/0001-40 (mesmo que já tenha se vinculado à UFSCar anteriormente). Após ter escolhido a UFSCar, irá abrir uma “árvore” para selecionar o Órgão/Unidade, então deve-se escolher o respectivo Centro.

  1. Não preencher a Instituição Proponente no cadastro do projeto na Plataforma Brasil

Os projetos submetidos sem essa informação são encaminhados para a Conep que então irá identificar de onde é o projeto e fazer o encaminhamento para a UFSCar, isso acaba demorando mais tempo na tramitação.

Para que seja possível selecionar a Instituição Proponente no cadastro do projeto na plataforma, é necessário que primeiramente o pesquisador vá na aba “Alterar Meus Dados”: Adicionar a Instituição UFSCar, CNPJ: 45.358.058/0001-40, após ter escolhido a UFSCar, irá abrir uma “árvore” para selecionar o Órgão/Unidade, então deve-se escolher o respectivo Centro.

  1. Não preencher o campo “Unidade/Órgão”

Nas informações da Instituição Proponente, o campo Órgão/Unidade deve estar preenchido com o nome do Centro com o qual o pesquisador possui vínculo (como docente ou aluno de pós-graduação). 

Para que seja possível selecionar o respectivo Centro no cadastro do projeto na plataforma, é necessário que primeiramente o pesquisador vá na aba “Alterar Meus Dados”: Adicionar a Instituição UFSCar, CNPJ: 45.358.058/0001-40 (mesmo que já tenha se vinculado à UFSCar anteriormente). Após ter escolhido a UFSCar, irá abrir uma “árvore” para selecionar o Órgão/Unidade, então deve-se escolher o respectivo Centro.

  1. Folha de Rosto sem identificação do Patrocinador Principal

Se o(a) pesquisador(a) for receber bolsa de pesquisa de alguma agência de fomento (FAPESP, CNPQ, etc.), é necessário preencher o campo Apoio Financeiro (no cadastro do projeto na plataforma) identificando a principal fonte. Essa informação deve constar na FOLHA DE ROSTO no campo PATROCINADOR PRINCIPAL (este campo quando se tratar de alguma agência de fomento, não necessita assinatura).

  1. Cronograma não descreve todas as etapas da pesquisa

O cronograma cadastrado na Plataforma Brasil deve ser idêntico ao apresentado no Projeto Detalhado, em ambos devem estar detalhadas todas as etapas da pesquisa e não somente a coleta de dados.

  1. A data prevista para início da coleta de dados não considera o tempo necessário para aprovação do CEP

 

O pesquisador deve estar ciente que a coleta de dados só pode ser iniciada após aprovação do projeto pelo CEP. Ver orientações quanto aos prazos de aprovação na página do CEP UFSCar/Etapas do Processo de Análise Ética e considerar que o primeiro parecer pode indicar pendências. Nestes casos, o pesquisador deverá fazer as adequações e submeter o projeto novamente para apreciação do CEP, iniciando novamente as etapas e prazos do processo. 

  1. Não cadastrar a(s) Instituição(ões) Coparticipante(s)

Toda Instituição Coparticipante que possui CEP também fará a análise do projeto, o projeto é encaminhado automaticamente pela Plataforma Brasil para as Instituições Coparticipantes após aprovação do CEP da UFSCar (Instituição Proponente).

  1. Não incluir Carta de Autorização/Anuência da Instituição Coparticipante

 

Toda pesquisa realizada em Instituição ou local, que não esteja sob responsabilidade do Pesquisador Responsável, demanda autorização prévia da mesma. O pesquisador deverá apresentar na submissão do projeto, termo de autorização com a assinatura e as informações (nome, cargo, telefone e e-mail) do responsável legal pela instituição na qual serão selecionados os participantes da pesquisa. O modelo de carta de autorização pode ser acessado aqui.

  1. Não cadastrar a Equipe de Pesquisa

Devem ser cadastrados como Equipe de Pesquisa todos os  membros pesquisadores que irão compor/auxiliar o projeto de pesquisa. Obs.: Estes não terão acesso ao projeto no sistema.

A busca é feita pelo CPF e para isso é necessário que a pessoa tenha feito um cadastro prévio na Plataforma Brasil.

O orientador pode ser cadastrado como Membro da Equipe ou como Assistente de Pesquisa.

O Assistente de Pesquisa tem acesso a: Busca e Consulta dos Projetos de Pesquisa; Edição dos Projetos; Submissão de Emendas e as devidas edições; Envio de Notificação e Submissão de Recursos.
Obs.: alunos de graduação devem ser cadastrados como Assistentes de Pesquisa. 

  1. Envio de TCLE já assinado pelos participantes da pesquisa

Deve ser enviado um MODELO que somente deverá ser apresentado e assinado pelos participantes da pesquisa após análise e aprovação do CEP.

Pendências específicas na submissão de NOVAS VERSÕES do projeto:

  1. Não enviar Carta Resposta ao Parecerista

A Carta Resposta ao Parecerista é um documento a parte que deve ser redigido pelo pesquisador, onde devem ser listadas cada uma das pendências apontadas no último parecer, obedecendo à ordenação deste. (copiar e colar do parecer). Abaixo de cada pendência colocar a respectiva resposta: descrever as adequações que foram feitas em cada documento para atender à pendência.
É importante colocar no início da Carta Resposta (antes das pendências), as seguintes informações sobre o projeto: Título da Pesquisa, Pesquisador Responsável, CAAE e Número do parecer.

O arquivo da Carta Resposta deve ser nomeado: “Carta_Resposta_versaoX” e anexado na plataforma como tipo de documento “Outros”.

  1. Novos Documentos sem destacar as alterações

Nos novos documentos submetidos (Projeto Detalhado, TCLE, etc.),  todas as alterações (novas redações) devem estar destacadas: na Plataforma, em CAIXA ALTA e nos novos arquivos, com realce em amarelo (cor de fundo) ou com outra cor de fonte.

Atenção: na nova submissão SUBSTITUIR os arquivos que precisaram ser modificados, deixando apenas a última versão de cada documento. 

  1. Submeter o protocolo sem nenhuma modificação ou com resposta à pendência documental anterior já atendida 

O(a) pesquisador(a) deve ler o PARECER CONSUBSTANCIADO, especialmente os campos "Recomendações" e "Conclusões ou Pendências e Lista de Inadequações", atentar à explicação sobre a Carta Resposta e envio dos novos documentos.

Ver como acessar o PARECER CONSUBSTANCIADO na página do CEP/Dúvidas Frequentes, item 14. Como faço para verificar as pendências emitidas após liberação do Parecer do Colegiado?

  1. Não enviar justificativa de atraso na resposta das pendências 

De acordo com a Resolução CNS nº 466 de 2012 e a Norma Operacional nº 001 de 2013 do CNS, as pendências devem ser respondidas exclusivamente pelo pesquisador responsável no prazo de 30 dias, a partir da data de liberação do parecer pelo CEP. A partir de 30 dias, o pesquisador deve encaminhar justificativa do atraso na submissão do protocolo com as respostas às pendências. Após o prazo de 90 dias o protocolo não será aceito.

Como solucionar as pendências documentais?

Consultar o Manual Pesquisador disponível em Manuais da Plataforma Brasil (página inicial desta plataforma), item "Como incluir as correções das pendências no Projeto de Pesquisa?" ou assista o vídeo explicativo da Conep sobre Resposta de Pendências na Plataforma Brasil.

 

Atualizado em: 29/06/2021